Infografika FCN: Wirtualny Faks

Wersja tekstowa dla osób niedowidzących.

FCN TO WIĘCEJ NIŻ TELEFON. TO PLATFORMA VOIP

Załóżmy, że prowadzisz niewielki gabinet dentystyczny. Najważniejszym narzędziem kontaktu z pacjentami jest telefon. Dlaczego? Rozmowa to najszybsza metoda na umówienie wizyty. Poza tym – sporo pacjentów to osoby starsze, które nie korzystają z formularza na stronie WWW. Sprawę komplikuje fakt, że pacjenci często też dzwonią po radę lub konsultację w związku z prowadzonym leczeniem.
To problem, gdyż rozmowy w sprawie leczenia mogą trwać długo i nie powinny przeszkadzać w umawianiu kolejnych wizyt. Muszą je prowadzić dwie różne osoby. Ręczne przełączanie rozmówców po ustaleniu problemu też zajmuje czas.

Najlepszym rozwiązaniem jest interaktywne menu.

Pod numerem do kliniki ustawiasz interaktywne menu
Dajesz dzwoniącym dwie możliwości, informując ich o tym nagranym samodzielnie komunikatem, włączonym do menu przez funkcję „Odtwórz komunikat”:

Tu serwis gabinetu! Jesteśmy otwarci od 9 do 17, ale nawet w późniejszych godzinach możesz umówić wizytę albo uzyskać szybką pomoc. W jakim celu dzwonisz?

Wybierz „1”, jeżeli chcesz umówić wizytę.

W godzinach od 9 do 17, telefon odbierze pracownik recepcji i wpisze dzwoniącego do kolejki. Po godzinie 17, albo w sytuacji kiedy numer będzie zajęty, dzwoniący połączą się z pocztą głosową. Usłyszą:

„Nie możemy teraz odebrać, ale jeżeli chcą Państwo umówić wizytę, proszę podać imię, nazwisko, numer telefonu i preferowany dzień i godzinę. Oddzwonimy tak szybko jak to możliwe.”

Recepcjonista sprawdza wiadomości w panelu FCN. Oddzwania od razu, albo następnego dnia.

Wybierz „2”, jeżeli jesteś naszym pacjentem i potrzebujesz pilnej pomocy w związku z prowadzonym leczeniem.

Tutaj działa usługa „Warunek”, która pozwala natychmiast odtworzyć dzwoniącym komunikat właściwy dla pory dnia. To istotne, gdyż pacjenci wybierający tę opcję często są zdenerwowani i trzeba ich uspokoić.

W godzinach 9-17 pacjent słyszy:

„Proszę czekać na zgłoszenie się konsultanta”.

Następnie, oczekuje na połączenie z drugą linią obsługiwaną przez recepcjonistę. Po krótkim wywiadzie, decyduje on, czy warto odrywać Ciebie od pracy, czy poprosić pacjenta o oddzwonienie po zakończonym zabiegu.

Po godzinie 17, pacjent słyszy:

„Gabinet jest już nieczynny, ale skontaktujemy się z Państwem w uzasadnionych przypadkach. Po usłyszeniu sygnału, proszę nagrać wiadomość dla lekarza. W naprawdę nagłych przypadkach, najlepiej zadzwonić po pogotowie.”

Następnie, dzwoniący może nagrać swoją wiadomość dla lekarza.

Nagrane wiadomości przychodzą na Twoją skrzynkę e-mail. Dzięki temu możesz szybko sprawdzić, czy wymagają one natychmiastowej odpowiedzi, czy mogą poczekać do rana.

Koszt systemu

• „Warunek” 4,10 zł netto / 5,04 zł brutto
• „Odtwórz komunikat (1) 1,23 zł netto / 1,51 zł brutto
• „Poczta głosowa 0 zł netto / 0 zł brutto
• IVR „Menu” 4,10 zł netto / 1,51 brutto
• „Odtwórz komunikat (2) 1,23 zł netto / 1,51 zł brutto
• „Nagraj wiadomość” 2,46 zł netto / 3,03 zł brutto
• Całkowite koszty miesięczne usług 13,12 zł netto / 16,13 brutto (Nie uwzględnia kosztów dwóch numerów telefonicznych, 2×0,60 zł netto / 2×0,74 zł brutto oraz stałej opłaty za konto 1zł netto / 1,23 zł brutto)

JAK KORZYSTASZ NA TAKIM ROZWIĄZANIU?

Pokazany IVR jest bardzo prosty. Dentyści koncentrują się na swojej pracy i chronią swój czas prywatny nie rezygnując z konieczności pomocy pacjentom w nagłych przypadkach.

Na stronie WWW, ulotkach i plakatach podajesz jeden numer telefonu, dla wszystkich – łatwy do zapamiętania i promowania.

Recepcjonista obsługuje dwa numery na jednym, nowoczesnym telefonie IP. Dzięki temu wie, czego może dotyczyć następne, jeszcze nieodebrane połączenie. Może także przerwać umawianie wizyty, aby szybko sprawdzić, czy ktoś na linii „alarmowej” nie potrzebuje szybkiej pomocy. Linia do przyjmowania zgłoszeń nie jest też niepotrzebnie blokowana.

Dzięki powiadomieniom e-mail nie przegapiasz ważnych wiadomości. Dwie linie mają odrębne systemy przyjmowania wiadomości, dzięki czemu łatwiej zapanować nad wiadomościami poczty głosowej. Pocztę głosową FCN znacznie łatwiej sprawdzić z poziomu panelu, niż przez wdzwanianie się na jej numer.

Masz system, który z jednej strony powoduje, że Twoi pacjenci czują się objęci opieką, a z drugiej – chroni Ciebie przed nieustannymi telefonami. Pomagają w tym automatyczne komunikaty.

A TO DOPIERO POCZĄTEK TWOICH MOŻLIWOŚCI!