6 funkcji VoIP na wakacje. Odpocznij i nie przegap niczego ważnego

Jak ktoś prowadzi małą firmę, to wakacji (teoretycznie) nie ma, gdyż klienci (potencjalni i aktualni) ścigają go zawsze i wszędzie. O ile z pocztą elektroniczną można łatwo sobie poradzić, to telefony są zdecydowanie bardziej inwazyjne. Jak nie dać wejść sobie na głowę? Przedstawiamy 5 funkcji naszej platformy, które pomogą nam odpocząć, nie tracąc przy tym nerwów.

Idea tego co chcemy osiągnąć jest dosyć prosta i można ją zawrzeć w trzech punktach:

• Dbamy o czas i pewność obsługi dzwoniącego. Dzwoniący Klient nie może usłyszeć jedynie sygnału oczekiwania na połączenie, gdyż tak naprawdę nic mu on nie powie. Mylący może być też standardowy komunikat poczty głosowej (oddzwonię tak szybko, jak to możliwe…). Najlepiej, aby każdy kto nie dodzwonił się do nas usłyszał powiadomienie jak najbliższe prawdy. Czy oddzwonisz za 5 minut, gdyż klient jest naprawdę ważny? Czy dopiero następnego dnia? Dzięki naszym funkcjom możesz ustawić bardzo wiele powiadomień i zadbać o to, aby konkretni odbiorcy usłyszeli to co trzeba.
• Wprowadzamy selekcję spraw i porządek. Trzeba oddzielić ziarna od plew – czyli naprawdę ważnych klientów od wszystkich innych. Nie można tracić kontroli nad pracą, ale nie wolno dopuszczać do sytuacji, że ktoś zawraca nam głowę co 5 minut. Niektóre osoby mogą czekać dłużej niż inne, a w weryfikacji kto jest kim ma pomagać system.
• Wszystko obsługujemy zdalnie. Wszystko powinno być do załatwienia na prywatnym smartfonie, gdyż w trosce o swój ceny czas, uniknęliśmy okropnej pokusy brania ze sobą firmowej komórki na wakacje.

W oparciu o te założenia, wybraliśmy 6 funkcji naszej platformy telekomunikacyjnej, które pozwolą Wam swobodnie zarządzać dostępnością i połączeniami przychodzącymi.

 

6 polecanych funkcji VoIP na wakacje

Odtwórz komunikat »	Ta funkcja to absolutna podstawa całego planu. Jest istotnym składnikiem wielu innych naszych usług (jest w nie automatycznie wbudowana). Dlaczego jest taka ważna? Przedłużający się sygnał oczekiwania na rozmowę nie mówi dzwoniącemu absolutnie nic o tym, czego się spodziewać po firmie. Czy dzwoniący ma ponawiać próby połączenia się? Szukać innego dostawcy? Czekać aż oddzwonią? Jeżeli tak, to kiedy? A może nie oddzwonią? To dlatego warto pamiętać o tym, że komunikat powinien być jak najbliższy temu, co faktycznie się stanie. Ważni klienci, którzy dodzwonią się na numer dla ważnych klientów, powinni słyszeć coś innego niż osoby dzwoniące na numer podany na stronie WWW dla wszystkich. Powinniśmy mieć do dyspozycji kilka komunikatów, dostosowanych do różnych grup klientów. Dzięki wykorzystaniu pozostałych usług, możemy wpłynąć na to, że określona grupa osób (np. szukających wsparcia technicznego) usłyszy komunikat specjalnie dla siebie.
Menu IVR »	Ta usługa to najprostsza metoda posortowania dzwoniących na grupy i skierowanie ich tam gdzie trzeba. Kluczowych klientów na jeden numer, a pozostałych – na inny. Ustawienie sobie osobnych numerów miejskich dla np. działu sprzedaży czy obsługi technicznej też pozwala osiągnąć ten cel, ale z mniejszą skutecznością (z doświadczenia wiemy, że klienci i tak dzwonią tam gdzie ktoś odbierze). Jeden numer firmowej infolinii z menu IVR po prostu wymusza na nich wybranie odpowiedniej opcji. To z kolei otwiera nam drzwi do wprowadzenia większego porządku i przypisania różnych komunikatów, warunków i przekierowań dla poszczególnych opcji menu.
Warunek »	Ta usługa przekierowuje dzwoniącego na wybrany numer (lub usługę) zależnie od kilku kryteriów: dnia, godziny i/lub rodzaju numeru. Dzięki tej usłudze możesz ustawić swój telefon tak, aby: Być dostępnym dla wszystkich tylko w godzinach 9-10 każdego dnia (z wyjątkiem weekendów). Każdy kto zadzwoni w innych godzinach, zostanie przełączony do usługi nagrania wiadomości na e-mail; Odbierać połączenia tylko od wspólnika, który wie, co to znaczy sytuacja kryzysowa i nie zawracałby tobie głowy byle czym… …albo od kluczowego klienta, od którego po prostu połączenie odebrać musisz (bo odpowiada za ponad 50% twoich przychodów).
Nagraj wiadomość »	To wygodniejsza poczta głosowa – wiadomości przychodzą jako pliki dźwiękowe na adres e-mail i nigdy nie są kasowane. To najwygodniejsza metoda na szybkie sprawdzenie wiadomości i tego kto dzwonił na firmowy numer nawet na prywatnym smartfonie. Dzięki obsłudze przez wybranego klienta pocztowego, dostęp masz przez aplikację jaką lubisz, bez konieczności logowania się do panelu FCN lub obsługi poczty głosowej przez telefon (co przy duże liczbie wiadomości może zająć trochę czasu).
Przekierowanie połączeń »	Nie popełniaj błędu rozdawania swojego numeru komórkowego na prawo i lewo. Osobny telefon firmowy zapewnia prywatność, a z drugiej strony – nie musi wcale ograniczać Twojej dostępności. Dzięki przekierowaniom klient tak czy owak się do ciebie dodzwoni, a przy tym nigdy nie pozna twojego prywatnego numeru.
Znajdź mnie »	Ta usługa pozwala kierować dzwoniącego do grupy osób. Będzie ona po kolei wybierać ich numery, do momentu aż ktoś odbierze rozmowę. Nie musi być to duża grupa (choć może), może to być osoba nas zastępująca, która ma odbierać rozmowy jako pierwsza i w ostateczności – my.

Zależnie od waszych potrzeb, możecie wykorzystać jedną usługę (np. warunek) lub całą, rozbudowaną ich kombinację. Wszystko, aby wilk był syty i owca cała.